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El manejo archivístico consolida un gobierno con vocación de transparencia, eficiencia y eficacia

INAI, AGN, SEGOB, IVAI y AGE se coordinan para capacitar a sujetos obligados 

  • Solo con una adecuada gestión documental se puede garantizar que la información sea oportuna y veraz
  • Se necesita dar nueva visión y sentido a los documentos administrativos

Xalapa, Ver., 6 de marzo de 2020.- El Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI), el Archivo General de la Nación (AGN), la Secretaría de Gobierno de Veracruz (SEGOB), el Instituto Veracruzano de Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (IVAI) y el Archivo General del Estado (AGE) unieron esfuerzos para impulsar que a nivel estatal los archivos ocupen su lugar en la cima del desarrollo institucional y que de esta forma la transparencia, la protección de datos personales y la rendición de cuentas se apliquen debidamente en favor de la sociedad.

Por ello, en el Auditorio del Colegio de Notarios Públicos del Estado se llevó a cabo el curso “Principios y deberes de los sujetos obligados para el cumplimiento del marco normativo en materia de gestión documental y administración de archivos”, que contó con la participación de especialistas en la materia como la directora del Sistema Nacional de Archivos del AGN, Mireya Quintos Martínez y la subdirectora de Gestión Documental de la Dirección General de Gestión de la Información del INAI, Miriam Martínez Meza.

Al inaugurar, el director general de la Editora de Gobierno, Israel Hernández Roldán, dijo a nombre del secretario de Gobierno del Estado, Eric Patrocinio Cisneros Burgos, que el evento enmarcaba la importancia que tiene el tema archivístico en la consolidación de un gobierno con vocación de transparencia, eficiencia y eficacia en el manejo documental.

“Vivimos tiempos en los que la administración pública se ha vuelto más dinámica con la sociedad a partir de las demandas de acceso a la información y, con esto, se ha impulsado la transparencia gubernamental que en Veracruz buscamos que sea condición permanente en nuestra función pública”, pronunció. “Estamos en la gran oportunidad de abonar al liderazgo que Veracruz está asumiendo en materia de transparencia”, enfatizó.

“Si queremos ser transparentes y combatir la corrupción, se necesitan archivos”, enfatizó Mireya Quintos Martínez, quien expresó que se requiere una nueva visión y sentido al respecto de los documentos administrativos y buscar esquemas de financiamiento para que los sujetos obligados puedan atender lo señalado en dos leyes generales, la de Archivos y la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

Adelantó que desde el Archivo General de la Nación se está trabajando un programa integral para poder financiar proyectos de archivos estatales, como: crear fondos de corte federal o hacer alianzas con empresarios. Esto, para que se pueda garantizar el derecho de acceso a la información y administrar correctamente la información que pasa por las manos de los servidores públicos día a día. 

Por su parte, el comisionado presidente del IVAI, José Rubén Mendoza Hernández, expresó que el ejercicio real de rendición de cuentas que dé como resultado acabar con la corrupción reside en los servidores públicos que se hacen cargo de los archivos, que hacen la gestión documental. “Esa documentación que ustedes administran, que generamos como servidores públicos, es lo que le va a dar certeza a la ciudadanía de que la información que le estamos dando es cierta y es veraz; por eso ustedes son la piedra angular de la rendición de cuentas”, puntualizó.

Ante la presencia de cerca de 300 servidores públicos de diversos sujetos obligados de la entidad, se abordaron los temas: marco normativo en materia de gestión documental y administración de archivos, gestión documental en los sujetos obligados e instrumentos de control y consulta archivística.

Entre otros aspectos, Miriam Martínez Meza explicó cómo archivar los documentos, no solo impresos sino electrónicos, y cómo proceder si tienen valor histórico; los elementos que deben contener para que sean veraces y fidedignos, como es el caso de la firma electrónica; habló, además, de los programas que se deben utilizar para garantizar su recuperación y preservación tras el paso del tiempo. 

El encuentro contó con la presencia de los comisionados del IVAI Yolli García Álvarez y Arturo Mariscal Rodríguez; de Juan Eloy Rivera Velázquez, director del AGE; y del director general del Registro Público de la Propiedad y de Inspección y Archivo General de Notarías, David Jiménez Rojas.

Para las instituciones convocantes es apremiante conocer las bases de los trabajos archivísticos que los sujetos obligados del estado deben realizar, tener claros los retos presentes y futuros y las herramientas con las cuales van a poder lograrlos, pues la gestión documental se encuentra en un atraso de desarrollo, debido a la falta de inversión que fortalezca la formación de profesionales de la materia, así como la adquisición de mobiliario y equipo necesario para actividades que permitan llevar a cabo procesos archivísticos eficaces, expeditos y completos.

 

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