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Documentos con valor administrativo se deben conservar por siete años

No se pueden dar de baja sin que cumplan su periodo de vida

*Sujetos obligados deben conservar archivos que se generen con motivo del desempeño de sus atribuciones
*Cuando se haga una baja documental se deben dar detalles para tener certeza de qué material se destruye
*IVAI ordena a Sedarpa buscar y certificar oficios de subdirector de agricultura de 2010

Xalapa, Ver., 4 de octubre de 2017.- Para la conservación de expedientes con valor administrativo se ha establecido un periodo de conservación de siete años a partir de la apertura del expediente; dos o tres en trámite y el resto en el archivo de concentración, destacó el Instituto Veracruzano de Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (IVAI) al resolver en sesión pública el recurso de revisión IVAI-REV/1158/2017/II y acumulados.

Estos medios de impugnación fueron interpuestos por una persona en contra de la Secretaría de Desarrollo Agropecuario, Rural y Pesca (Sedarpa), a quien le solicitó copia certificada de diversos oficios firmados por quien era subdirector de agricultura en 2010, relacionados con el pago a empresas por la distribución de semillas.

La Sedarpa respondió que únicamente encontró copia del acta de baja documental de la administración pasada, que no existía lo solicitado pues dicha acta era la única información documental que recibieron al inicio de la administración; por lo que no estaban en condiciones de certificar los oficios requeridos al no contar con el original.

Para los comisionados Yolli García Alvarez y José Rubén Mendoza Hernández no se puede tener por cumplido el derecho de acceso a la información, ya que en principio la Secretaría no acreditó haber realizado una búsqueda exhaustiva, al no adjuntar el soporte documental. Además, observaron que el acta de baja referida corresponde al año 2015, cuando aún transcurría el periodo de vida de los oficios solicitados; estos debieron darse de baja en todo caso en 2017, por ser de 2010.

Por otro lado, el IVAI señaló que del acta de baja documental no se tiene la certeza sí realmente los oficios en mención fueron contemplados, ya que no se hace una descripción de qué documentación fue considerada; únicamente se refiere que está integrado por 289 expedientes, dispuestos en 246 paquetes, dada en las oficinas del archivo de concentración de la dependencia y que los documentos no poseían valores administrativos, legales, fiscales e históricos.

Por ello, la Sedarpa deberá realizar una nueva búsqueda en todas y cada una de las áreas que pudieran contar con la información, indicando los métodos implementados que permitan garantizar al solicitante que efectivamente se realizaron las gestiones necesarias para ubicarla, adjuntando el soporte documental que así lo acredite. Asimismo, deberá remitir el acta de baja documental en la que se advierta una descripción de los expedientes, documentos y/o números de oficios que fueron considerados.

De localizar los oficios que interesan al solicitante, deberá entregarle copia certificada por el titular de la Secretaría o por el titular de la Dirección Jurídica. En caso de no localizarlos, deberá realizar la declaración de inexistencia a través de su Comité de Transparencia.

La atención de este asunto llevó al IVAI a resaltar que los sujetos obligados deben conservar en sus archivos los documentos que se generen con motivo del desempeño de sus atribuciones, y el periodo de conservación dependerá de las características propias de los documentos, ya sea por valor legal, fiscal o histórico.

Por reincidir en incumplimiento de sus obligaciones de la materia

Se abrirá procedimiento de medida de apremio titular de transparencia del Ayuntamiento de Xalapa

*En mayo IVAI ya le había impuesto amonestación pública
*Luego de ello, dejó de responder 44 solicitudes de información
*Prosigue una sanción más severa

El Instituto Veracruzano de Acceso a la Información y Protección de Datos Personales ordenó la apertura de un expediente para la aplicación de medida de apremio a la titular de la Unidad de Transparencia del Ayuntamiento de Xalapa por incurrir nuevamente en el incumplimiento de sus obligaciones al omitir responder diversas solicitudes de información.

Esto, ya que el dos de mayo del año en curso, el Órgano de Gobierno del Instituto ya había ordenado la apertura de un expediente para la aplicación de medidas de apremio a dicha servidora, lo que llevó a que el dieciséis de junio posterior se le impusiera una amonestación pública.

En dicha ocasión se le dijo que si a partir de la fecha de notificación de la sanción faltaba en el cumplimiento de sus obligaciones en la entrega de la información que le fuese solicitada, se procedería a aplicar una medida más severa, en términos de lo previsto por la ley de la materia.

Tras resolver el día de hoy 25 recursos de revisión interpuestos en contra del Ayuntamiento por falta de respuesta, el IVAI identificó que el sujeto obligado estaría acumulando 44 asuntos por omisión luego de que le fuera impuesta la amonestación pública a la titular de su Unidad de Transparencia.

Al generarse un perjuicio y retraso en el cumplimiento al derecho de acceso a la información, el IVAI exhortó además al sujeto obligado para que en posteriores ocasiones dé cabal cumplimiento a los procedimientos y términos establecidos en la Ley de Transparencia del estado de Veracruz.

En la sesión pública del día de hoy, el Instituto Veracruzano de Acceso a la Información y Protección de Datos Personales resolvió 156 recursos de revisión emitiendo un total de 121 sentencias.

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