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Documentación de ex empleados se debe conservar por un año: IVAI

No se deben destruir documentos sin considerar normatividad sobre archivos

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Xalapa, Ver., 08 de febrero de 2017.- Conforme a los “Lineamientos para Catalogar, Clasificar y Conservar los Documentos y la Organización de Archivos”, los sujetos obligados deben resguardar en el área de Recursos Humanos los expedientes del personal dado de baja durante un año después de la rescisión de la relación laboral, fue uno de los señalamientos que hizo el Instituto Veracruzano de Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (IVAI), al resolver en la sesión pública de este martes el recurso de revisión IVAI-REV/1397/2016/III, interpuesto en contra del Ayuntamiento de Veracruz.

A este sujeto obligado le solicitaron conocer, entre otras cosas, el nombramiento de una persona, a lo que el Ayuntamiento respondió a través de su Director de Administración que no era posible proporcionar el documento ya que había sido depurado una vez que el servidor público dejó de laborar allí.

Tal actuar se consideró inadecuado por el IVAI, ya que en la resolución destacó que conforme a los recibos de nómina, la última percepción obtenida por la persona en cuestión correspondió al mes de octubre de la pasada anualidad, por lo que su documentación debía encontrarse en el área de Recursos Humanos por un periodo de un año.

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El IVAI también determinó que el Comité de Transparencia del Ayuntamiento deberá emitir una resolución en la que se confirme la inexistencia del documento, con los elementos que permitan tener la certeza de que se hizo una búsqueda exhaustiva, además de referir las circunstancias de tiempo, modo y lugar que generaron la inexistencia de la información y señalar al servidor público responsable de contar con la misma.

Asimismo, el órgano garante instó al Ayuntamiento para que en posteriores ocasiones atienda lo dispuesto en los Lineamientos antes de dar de baja la documentación que obre en sus archivos; y dio vista al Contralor Interno del Ayuntamiento con el actuar del Director de Administración por la depuración del documento antes del tiempo establecido.

Por otro lado, dentro del expediente IVAI-REV/1345/2016/II, el Instituto ordenó al Tribunal Electoral del Estado de Veracruz que entregue a quien lo solicitó copia simple del contrato celebrado con la cadena de súper mercados “Nueva Walmart de México, S. de R..L. de C.V.”.

En este caso, el sujeto obligado precisó que la información se encontraba en la Contraloría General del Tribunal dado el proceso de auditoría del trimestre julio-septiembre, por lo que una vez que concluyese dicha revisión se estaría en disposición de proporcionarla.

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El IVAI señaló que si bien el sujeto obligado hizo mención de un acuerdo de reserva temporal emitido por el Comité de Transparencia del Tribunal Electoral, a la fecha de la resolución del recurso de revisión, el plazo de reserva ya había fenecido; y por otro lado, razonó que, en todo caso, el Tribunal debió preparar una versión pública de lo solicitado testando únicamente las partes o secciones que serían materia de auditoría –tales como montos o plazos de cumplimiento de obligaciones contraídas–; y realizar la descripción genérica del contenido del contrato, proporcionando los nombres y el carácter de las partes contratantes.

Esto, para que el solicitante contara con elementos orientadores con relación a ese contrato y no tuviese que esperar hasta que se extinguiera el motivo por el que fue reservado. Máxime que la información solicitada es información pública y una obligación de transparencia que el Tribunal está obligado a dar a conocer sin que exista solicitud de por medio.

En la sesión pública realizada el día de hoy por el Instituto Veracruzano de Acceso a la Información y Protección de Datos Personales se resolvieron 78 recursos de revisión.

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